Loi 25 - Protection des renseignements personnels
Introduction
Le principe de responsabilité est la reconnaissance du devoir de chaque organisme de protéger les renseignements personnels qu’il détient et que leur conservation soit assurée par ce dernier ou par un tiers.
Contexte
En septembre 2021, la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels « Loi 25 » a été adoptée par l’Assemblée nationale du Québec. Cette loi vient ajouter et modifier plusieurs dispositions au cadre juridique applicable aux établissements d’enseignement privés en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la communication à des tiers, la conservation et la sécurité des renseignements personnels.
La politique suivante permet aux membres du personnel de l’Externat de connaître et de comprendre les exigences légales et les principes de protection des renseignements personnels qui sont inhérents à l’exercice de leurs fonctions.
Principes généraux
La direction générale est imputable de la gestion et de l’application de la présente politique.
Le conseil d’administration agit à titre de : COMITÉ SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
Tous les renseignements personnels :
Seules les personnes autorisées, dans le cadre de leur fonction, ont accès aux renseignements personnels des employés, des parents, des élèves et des fournisseurs de l’école.
La collecte des renseignements personnels se fait par des personnes autorisées par voie courriel ou par papier.
Leur utilisation; Les renseignements sont utilisés pour le bon fonctionnement de l’établissement de manière exclusive et ne peuvent être utilisés à d’autres fins.
Leur communication; Les renseignements personnels sont protégés et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées par l’établissement.
Leur conservation; Les renseignements sont conservés dans le système informatique protégé ou dans des classeurs verrouillés.
Leur destruction; Les renseignements personnels sont détruits dès que ces derniers ne sont plus nécessaires pour le fonctionnement de l’établissement. Les formulaires papier sont déposés dans des bacs verrouillés et détruits par une compagnie externe qui remet un certificat de destruction. Tous les formulaires papiers ou numériques sont détruits selon le guide du gouvernement du Québec. L’année en cours (du 14 août au 13 août de l’année suivante) les renseignements sont remplacés par ceux de l’année en cours.
Les situations particulières en lien avec les renseignements personnels notamment :
• Le traitement des plaintes devra être fait par la direction générale.
• La gestion des incidents de confidentialité devra être faite par la direction générale et le comité.
• Les mesures de protection liées à un sondage devront être faites par la secrétaire pédagogique, la direction générale et le comité.
• La vidéosurveillance est accessible par l’équipe de direction, les TES, la réception et la responsable du service de garde uniquement.
• Les activités de formation et de sensibilisation des membres du personnel seront assurées par la direction générale.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Mme Evelyne Gosselin, directrice générale.
Evelyne.gosselin@externat-scm.ca